Como melhorar a eficácia da equipe

Embora seja indiscutível a influência que líderes e indivíduos talentosos podem ter sobre a cultura e o desempenho dos negócios, uma grande equipe tem um impacto exponencial sobre ambos. Na verdade, é quase impossível não valorizar a importância de ter equipes eficazes em todos os níveis da sua organização. 

Melhorar a eficácia da sua equipe significa fazer com que o todo seja maior do que a soma das partes. Criar e manter essa mágica não acontece da noite para o dia, mas requer foco, esforço e trabalho intencionais.  

Neste artigo, analisaremos as características de uma equipe eficaz, os benefícios comerciais de dedicar tempo a isso e as estratégias práticas para criar as mentalidades, os comportamentos e as formas corretas de trabalhar nas equipes de toda a organização.   

O que significa eficácia da equipe?

Uma espécie de mágica 

A verdadeira magia em equipes eficazes acontece quando o grupo se reúne e, por meio da colaboração, gera resultados que vão além da simples soma de suas respectivas capacidades. Uso a palavra “mágica” de propósito porque a maioria de nós já trabalhou ou observou equipes eficazes, e você pode sentir a diferença entre elas e equipes ineficazes. É ao mesmo tempo intangível – há uma energia diferente no ar que você pode sentir – mas também tangível, porque você reconhece quando a vê (e não a vê), e essas equipes invariavelmente superam suas contrapartes menos eficazes; geralmente de forma significativa.

Então, o que eleva uma equipe acima de sua entrega funcional individual para poder fazer algo muito melhor juntos?

Quais são as características de uma equipe eficaz?

Ao longo de nossos 30 anos trabalhando com organizações, nós desenvolvemos, testamos e comprovamos nosso Modelo de Equipes de Alta Performance que define quatro elementos de uma equipe eficaz. 

1. Propósito e Objetivos

Começamos sempre conduzindo as equipes a pensarem sobre qual é o seu propósito. Isso significa avaliar:  

• Por que eles estão aqui como uma equipe?  
  
• O que eles devem fazer?  
  
• E qual é o seu valor agregado para a organização em geral?

2. Papéis e Responsabilidades

A partir das respostas às perguntas sobre propósito e metas, exploramos que tipo de equipe eles precisam ser. Que funções e responsabilidades eles precisam ter, coletiva e individualmente? Onde estão as interdependências e as oportunidades de maior colaboração?

Equipe de Natação ou Time de Futebol?

A analogia que sempre uso é: você precisa ser uma equipe de natação ou um time de futebol? Uma equipe de natação pode treinar em conjunto, apoiar uns aos outros e compartilhar alguns recursos comuns. Mas cada um ganha se fizer o melhor em sua própria raia. Portanto, a equipe precisa ser montada para permitir o sucesso individual.  

No entanto, um time de futebol não pode marcar gols a menos que todos estejam jogando o mesmo jogo, enfrentando o mesmo objetivo e compreendendo o objetivo compartilhado.  

Sua estratégia de negócios pode exigir que você seja uma equipe de natação, um time de futebol ou algo intermediário. Isso não importa. A chave é esclarecer seu objetivo e, portanto, como você precisa se organizar para atingi-lo. É por isso que nosso trabalho sempre começa com o esclarecimento sobre isso, porque o que a eficácia significa para essa equipe precisa ser adaptado às suas metas

3. Processos e Formas de Trabalho

Agora, vamos falar sobre o "como" e como nos aprofundamos nisso:  

• Que tipo de processos a equipe possui? Para quais áreas?
• Quão eficazes são esses processos? Eles são adequados para o propósito?
•  As pessoas frequentemente saem do processo ou estão em conformidade?  Como as formas de trabalhar apoiam (ou não) o tipo de equipe que precisam ser?

4. Relacionamentos e Confiança

Times são compostos de indivíduos, portanto relacionamentos fortes e altos níveis de confiança não são negociáveis se você quer eficácia. Por isso, investigamos:   

• Os integrantes da equipe confiam uns nos outros? 
• Qual são os níveis de segurança psiciológica e abertura na comunicação?  
• Qual é o nível de  accountability, individual e coletivamente?

Quais são alguns desafios comuns para melhorar a eficácia no trabalho?

Normalmente, damos suporte a equipes em três estágios de desenvolvimento: 

1. Formação de Equipes

Isso acontece quando um líder está montando uma nova equipe, por exemplo, porque ele é novo em uma função ou porque a própria equipe acabou de ser criada. Embora nem todos sejam novos na equipe, alguns são, e há necessidade de redefinir e criar sua própria identidade.

Nesse caso, a ênfase geralmente está na velocidade. O principal problema a ser resolvido é: como podemos levar a equipe ao alto desempenho da forma mais rápida e eficiente possível? 

2. Do Bom ao Ótimo

São equipes consolidadas, sem problemas sérios, mas que precisam passar para o próximo nível de eficácia para agregar o valor ao negócio que podem e devem fazer.  

Para essas equipes, trata-se de aprofundar a confiança, estabelecer uma responsabilidade mútua e um alinhamento mais forte. A chave é encontrar a diferença que fará a diferença.  

3. Correção de Curso

Este é para equipes com problemas, que estão enfrentando tensões e desafios que estão causando formas disfuncionais de trabalho e prejudicando o desempenho.  

Aqui, o foco é o apoio e o desafio construtivo, chegando às causas básicas dos problemas e reconstruindo a equipe para que possam avançar juntos e voltar ao caminho certo.  

Independentemente do motivo pelo qual uma equipe nos procura, nosso suporte é personalizado com base no diagnóstico, no feedback das partes interessadas e na avaliação contínua. 

Quais são algumas estratégias comprovadas para aumentar a produtividade da equipe no trabalho?

1. Propósito e Objetivos

Para ser uma equipe de alto desempenho nessa área, é preciso ter um alinhamento claro e um forte comprometimento. Chegar a isso significa:  

• Identificar e endereçar quaisquer discordâncias, suposições falsas e desalinhamento.  Obter ampla aceitação de uma visão da equipe. Essa visão deve ser co-criada por todos para que haja adesão e participação no jogo. 
  
• Passar para o comprometimento total, com todos os integrantes da equipe totalmente alinhados com o seu propósito e assumindo suas metas.

2. Papéis e Responsabilidades

O aprimoramento da eficácia da equipe nessa área é feito por meio de: 

• Desvendar a confusão sobre funções e responsabilidades, e de onde ela se origina.  
  
• Criar clareza e alta responsabilidade pessoal, para que todos entendam o que devem fazer individualmente, de forma interdependente e como uma equipe. 
  
Foco na entrega - as equipes de melhor desempenho têm um forte senso de compromisso com o cumprimento e o acerto.

3. Processos, Formas de Trabalho e Comunicação Eficaz de Equipe

Essa parte é sobre: 

• Analisar como vocês funcionam como uma equipe - por exemplo, com que frequência vocês se reúnem? Como vocês tomam decisões? Como se comunicam uns com os outros? Vocês estão gastando seu tempo juntos da maneira mais eficiente possível para alcançar os resultados desejados?  
  
• Depois que todos os pontos fracos tiverem sido eliminados, implementar sistemas robustos para garantir que os recursos (tempo, pessoas, dinheiro etc.) sejam usados de forma eficaz.
• Buscar a otimização, para que todas as suas formas de trabalho sejam tão eficientes e eficazes quanto possível. Por exemplo, você só se reúne quando realmente agrega valor como um grupo.

4. Relacionamentos e Confiança

O foco se recai sobre: 

• Analisar quais relacionamentos foram prejudicados, em que medida e por quê, para que as causas básicas sejam tratadas.  
• Reconstrução de relacionamentos em bases sólidas e duradouras de clareza, confiança e accountability.
• Aprofundar esses relacionamentos para promover uma mudança radical no desempenho.  

Os benefícios para os negócios da formação de equipes eficazes

Há muitos benefícios em melhorar a eficácia da sua equipe. Os três principais são:  

1. Impacto massivo na performance do negócio. Embora isso possa ser difícil de quantificar, como eu disse anteriormente, a mágica que as equipes eficazes criam, sem dúvida, turbina a entrega bem-sucedida da estratégia da sua organização.
2. Economia de recursos valiosos, incluindo tempo e dinheiro. Em equipes eficazes, não há duplicação de esforços, desperdício de orçamento ou tensão entre várias partes da organização.  
3. A mudança é mais rápida e fácil. Equipes alinhadas tomam decisões rapidamente, executam no prazo e maximizam sua eficiência. Esse foco e ritmo são essenciais quando se está tentando mudar qualquer parte da empresa.  

Por que a eficácia da equipe é importante para a mudança cultural?

A eficácia da equipe é crítica para a mudança cultural. Entre as razões para isso, destacamos:  

1. Alinhamento. Se você estiver liderando uma mudança cultural e não estiver alinhado como equipe, não estará enviando uma mensagem consistente ao seu pessoal. Isso criará suspeitas, desconfiança e prejudicará seus esforços.  
2. Eficiência. A mudança de cultura é feita em cima de tudo o mais que você está tentando fazer em sua empresa. Portanto, quanto mais eficiente você for, mais capacidade terá para trabalhar adequadamente nisso.
3. Accountability. As equipes eficazes compreendem sua responsabilidade pessoal e coletiva de servir de modelo para a mudança cultural, o que define o tom para o restante da organização. 

Como fazer com que o todo seja maior do que a soma das partes é uma pergunta constante para equipes de empresas do mundo todo. Não há atalhos, mas há estratégias bem-sucedidas e, se você se esforçar intencionalmente nelas a longo prazo, elas trarão dividendos para sua cultura e seu desempenho. 

Fale conosco e veja como aumentar a eficácia das suas equipes.